“Het is belangrijk om in te zetten op het individu en zelfredzaamheid”

Hoe maak je je medewerkers zelfredzaam en hoe komen ze mee in deze nieuwe digitale wereld? Dat zijn punten die Raymond van Gent, directeur bedrijfsvoering bij NBD Biblion, binnen de organisatie aan wil pakken. “Wij willen onze medewerkers het vertrouwen geven om goed te kunnen acteren, zowel binnen als buiten onze organisatie.”

NBD Biblion is een organisatie die voornamelijk verantwoordelijk is voor het ‘bibliotheek klaar maken’ van ongeveer tachtig tot negentig procent van de bibliotheekboeken in Nederland. Het bedrijf koopt de boeken bij de uitgever in, plastificeert ze, voorziet ze van metadata en verkoopt ze aan de bibliotheek. 

Vitaliteit is meer dan een appel en een peer
Vitaliteit is een begrip dat binnen de muren van NBD Biblion al lang leeft. Van Gent: “We zitten in een vrij nieuw pand, zo’n zeven jaar oud. Bij de bouw is er al rekening gehouden met een sportschool waar zumba- en bokslessen worden gegeven en waar medewerkers kunnen fitnessen.” 

Het afgelopen coronajaar heeft het perspectief op vitaliteit binnen de organisatie enorm verbreed. “Het is niet enkel meer de appel, de peer en de boksles die we aanbieden, maar het gaat veel verder dan dat”, zegt Van Gent. “We zijn als organisatie veel meer bezig geweest met onze medewerkers. We ondersteunen mensen nu individueel door een mate van flexibiliteit aan te bieden, die er vroeger niet altijd was in onze organisatie.” Denk hierbij aan thuiswerken en het inzetten van verschillende verlofsoorten waar nodig. 

Goed weten wat er speelt
Voor corona werkte iedereen standaard op kantoor. Sommige medewerkers moeten op kantoor zijn, bijvoorbeeld omdat zij werkzaam zijn op de productielocatie. Maar voor andere medewerkers die altijd op kantoor werkten, was het wel even wennen. “We moesten deze medewerkers in sommige gevallen bijna naar buiten schoppen. Maar ze konden echt niet komen omdat we anders geen veilige werkomgeving aan iedereen konden bieden”, zegt Van Gent. 

Wel had Van Gent door dat de coronacrisis een grote impact op iedereen had. Hij wilde medewerkers die thuis moesten werken helpen én stimuleren. Zo organiseerden ze een leuk interactief online afdelingsuitje en werd de jaarlijkse barbecue ingeruild voor een koffie- en thee thuispakket. “Ook vonden we het heel belangrijk dat onze leidinggevenden meer contact gingen opnemen met hun medewerkers. Op die manier bleven zij goed op de hoogte van wat er speelde."

Praten met elkaar en niet over elkaar
Het afgelopen jaar is de organisatie ook sterk in gaan zetten op een levensfasebewust personeelsbeleid, bijvoorbeeld door pensioen- en ontwikkelgesprekken te voeren en is gewerkt aan een talentmanagement programma. Hierbij zetten ze in op het talent van de medewerkers zodat zij kunnen doorgroeien binnen de organisatie. De eerste stappen zijn gemaakt. Hierdoor kan er in de verdere toekomst roulatie ontstaan en kunnen sleutelposities veel vaker intern opgevuld worden.

Ook mentale balans krijgt aandacht. Zo is er een ‘geen pesten policy’. Van Gent: “Bij ons staat centraal: we praten met elkaar en niet over elkaar. Dit wordt ook in iedere dagstart benoemd.”

Daarnaast vindt Van Gent het belangrijk om in te zetten op zelfredzaamheid. En dat werpt zijn vruchten af. “In onze organisatie hebben we een aantal doelgroepen die niet heel digitaal vaardig zijn. Die hebben we hiermee geholpen. Dat geeft enorm veel zelfvertrouwen en rust.” 

De organisatie heeft tijdens de coronacrisis ook een nieuw intranet ingevoerd met een app waarmee medewerkers contact konden houden met collega’s en met het bedrijf. Ook doet NBD Biblion mee aan de Ommetjes bedrijven challenge. “Communitybuilding vindt hierdoor veel meer plaats”, volgens Van Gent. “Wel moesten we ook hier een paar medewerkers leren hoe de apps op hun telefoon te zetten en hoe deze te gebruiken.” “Een kleine moeite eigenlijk als je ziet wat je er mee bereikt.”

Richt je op het individu
Om het bedrijf zo vitaal mogelijk te houden, werkt NBD Biblion niet met een groot vitaliteitsprogramma maar probeert ze juist in te spelen op waar de behoefte ligt van de medewerkers en wat zij als individu nodig hebben. Van Gent: “We zijn daar nu heel sterk op gericht: wat hebben onze medewerkers nodig om zo goed mogelijk te functioneren. Op het werk maar zeker ook thuis. Dat verschilt per medewerker van een dagelijks belletje van de leidinggevende, tot juist meer updates vanuit het bedrijf zelf. Het is niet meer one size fits all.”

Sterke daling ziekteverzuim
Deze aanpak heeft er voor gezorgd dat het ziekteverzuim bij NBD Biblion sterk gedaald is en lager lag dan het landelijke gemiddelde. “We kwamen van negen procent en ondanks corona zijn we geëindigd op 4,2 procent in 2020.” Een resultaat waar Van Gent heel trots op is. “Een perfect resultaat, zeker in zo’n jaar.” “We zijn heel bewust laagdrempelig begonnen." Dat zou Van Gent andere ondernemers ook meegeven. "Maak het niet gelijk groot, start gewoon. En kijk wat werkt binnen je organisatie.”

Ook aan de slag met vitaliteit? Met onze scans krijg je snel en kosteloos inzicht in hoe het is gesteld met de vitaliteit in jouw bedrijf, wat de behoeften zijn van je medewerkers en op welk(e) gebied(en) je winst kunt behalen.