Medewerkers MF Shipping willen vooral bewegen en borrelen

Hoog tijd dat er structureel aandacht komt voor vitaliteit bij MF Shipping Group, dacht Karina Huls-Abbas toen ze een half jaar geleden aan de slag ging bij de scheepsmanager in Farsum. Er werd wel eens iets georganiseerd voor de medewerkers, maar de initiatieven konden wel een nieuwe impuls gebruiken. 

“Ik kom oorspronkelijk uit de zorg, waar het heel belangrijk is om je vitaal te voelen, dus daar deden we van alles aan. Zo hadden we een jaarlijkse gezondheidsweek en een sportabonnement via de werkgever”, vertelt HR-manager Karina Huls-Abbas. “Bij MF Shipping, zo hoorde ik, deden ze in het verleden wel mee met wandel- en fietstochten in de buurt, maar dat was de laatste jaren ook weer doodgebloed.”

Het viel Karina op dat er ook nooit onderzoek was gedaan naar de behoeftes van medewerkers op het gebied van vitaliteit. Ze ging daarom op internet op zoek naar een vitaliteitstest en stuitte op de scan voor medewerkers van Vitaal Bedrijf. Nog voor de zomer zette ze die uit onder de ruim zeventig kantoormedewerkers. “De respons was heel hoog. Zo’n 95 procent van de collega’s vulde de scan in”, vertelt ze. “Een grote meerderheid deed dat al binnen twee à drie dagen nadat ik de mail met de inloggegevens voor de scan had verstuurd.”

Posters en flyers van Vitaal Bedrijf

Om de medewerkers vooraf warm te maken voor de scan, gebruikte Karina de posters en flyers van Vitaal Bedrijf. “Die maakten ze heel nieuwsgierig. ‘Wat is dat? Waar gaat dat over?’, vroegen ze. Wat ook erg heeft geholpen, was het enthousiasme van de dames bij het secretariaat, waar iedereen bij binnenkomst langsloopt. Zij konden dat enthousiasme heel goed overbrengen op de rest.”

Toen de resultaten van de scan binnen waren, heeft Karina die aan de medewerkers gepresenteerd. “Dat was leuk. Iedereen was erg benieuwd. De belangrijkste uitkomst was dat mensen wel willen bewegen, maar dat ze tijdnood ervaren, ook buiten werktijd.” Volgens de HR-manager heeft alleen de aandacht voor het onderwerp er al voor gezorgd dat mensen in beweging komen. “We zien dat steeds meer collega’s tussen de middag even gaan wandelen. Alsof dit proces hun bewustwording in gang heeft gezet.”

Haar volgende stap was het formeren van een ‘projectgroep vitaliteit’. “Daarin zitten bewust geen teammanagers, maar collega’s uit de verschillende teams. Zij weten tenslotte het beste wat er speelt. Daarna hebben we alle medewerkers gevraagd maximaal vijf dingen op te schrijven waaraan ze denken als ze willen werken aan vitaliteit. De ‘ambassadeurs’ uit de projectgroep konden dit gelijk bij hun collega’s neerleggen en het met ze bespreken. Dat werkte heel goed.” 

Top vijf

Alle ideeën die daar uitkwamen, zo vertelt Karina, zijn onderverdeeld in vijf categorieën: sport en bewegen, evenementen en groepsactiviteit, ontspanning en mental health, gezondheid en voeding en organisatie. “En die zijn vervolgens weer naar de medewerkers gestuurd met het verzoek daar acht onderwerpen uit te kiezen waarvan zij vinden dat wij daar als werkgever iets mee moeten doen. Na een inventarisatie is daar een top vijf uitgekomen, waar we nu mee aan de slag gaan.”

De eerste resultaten laten zien dat de meeste medewerkers van MF Shipping behoefte hebben aan een vitaliteitsbudget per persoon, dat ze bijvoorbeeld kunnen inzetten voor een sportschool of sportkleding. “We moeten dit nog voorleggen aan de directie. Maar als wij met goed gefundeerde argumenten komen, heb ik goede hoop dat ze hier niet afwijzend tegenover zullen staan.” Ook een vrijdagmiddagborrel en een stoelmasseur op kantoorlocatie, de nummers twee en drie in de top vijf, maken volgens Karina een goede kans van slagen. 

Een gezond aanbod in de kantine, waarbij koekjes en cup a soup worden vervangen door gezondere alternatieven, is een andere wens in de top vijf. “Iets waar je vooral niet te moeilijk over moet denken, maar wat je gewoon moet doen. Zoiets hoeft ook helemaal niet veel te kosten. Net als het installeren van pauzesoftware op de computers, een ander verzoek dat we kregen. Ook dit is waarschijnlijk zo te realiseren door onze it-afdeling.”  

Een laatste belangrijk punt voor medewerkers bij MF Shipping zijn flexibele werktijden. “Er zijn mensen die liever gedeeltelijk ‘s avonds werken, omdat dat beter past in hun leven met kleine kinderen. Andere mensen geven aan dat ze graag om tien uur ’s ochtends beginnen, zodat ze daarvoor nog kunnen sporten.” Karina sluit niet uit dat ook dit mogelijk zal zijn in de toekomst. Medewerkers mogen nu al twee dagen in de week thuiswerken.

De HR-manager is op haar weg naar een vitale werkvloer bij MF Shipping nog geen lastige uitdagingen tegengekomen. “Tot dusver verloopt alles heel soepel. We hebben mooie ideeën gekregen, iedereen doet enthousiast mee en de directie staat ervoor open. Maar vitaliteit is wel een onderwerp dat je onder de aandacht moeten blijven brengen en je moet steeds weer nieuwe dingen bedenken om mensen enthousiast te houden. Ik ben heel benieuwd waar we volgend jaar staan.“ 

Zeevarenden

Inmiddels heeft collega Anny Idzinga, Crew Health and Welfare Coordinator bij MF Shipping, ook een scan uitgezet onder zo’n 800 zeevarenden. Het gaat daarbij om kapiteins, stuurmannen, machinisten en matrozen uit onder meer de Filipijnen, Rusland, Oekraïne, Polen, Roemenië, Duitsland en ook Nederland. Anny kreeg - na het versturen van een aantal herinneringsmails - ongeveer 185 ingevulde scans terug. “Dat valt wel tegen, maar we hebben de scan ook niet kunnen promoten zoals op kantoor met de posters en de flyers.” 

Om te proberen alsnog meer zeevarenden te bereiken, heeft Anny nog een mail gestuurd met daarin de vraag wat zij op zee nodig hebben ter verbetering van hun geestelijke gezondheid en welzijn. “We sturen hierbij aan op activiteiten om het sociale contact onderling te bevorderen. We hopen dat het hierdoor makkelijker wordt om negatieve gevoelens met elkaar te delen. Het kan namelijk erg eenzaam zijn op zee.” 

Corona en oorlog

Anny fungeert voor de zeevarenden als een soort spin in het web op het gebied van fysieke en mentale gezondheid. “Ik ben begonnen in coronatijd en kon daardoor geen schepen bezoeken. Nu dat wel mogelijk is, probeer ik dat zo’n vier keer per maand te doen. Ik kijk of onze mensen genoeg slaap krijgen, hoe hun eetpatroon is, of er voldoende contact is met het thuisfront, hoe ze zich mentaal voelen en of ik ondersteuning kan bieden of ze in contact kan brengen met anderen die hun weer kunnen helpen.”

Ze vervolgt: “Eerst was het vooral corona dat speelde, omdat mensen niet naar huis konden en nu is het de oorlog in Oekraïne. Oekraïense zeevarenden moesten het land ontvluchten en onze Russische medewerkers maken zich nu zorgen of ze het land nog uit kunnen, of ze het leger in moeten en of ze nog wel bij hun geld kunnen.” Het was al met al best een bewogen jaar, stelt Anny. “En omdat mijn functie nog niet zo lang bestaat bij MF Shipping, moeten we er nog een beetje onze weg in vinden. Wellicht dat de resultaten van de scan wat meer richting kunnen geven.”