Verbinden in coronatijd: van receptenestafette tot planking-challenge

Voorkomen dat mensen ziek worden en een klimaat creëren waarin ze het leuk vinden om te werken. Daar wil je als werkgever in grote lijnen naartoe met een vitaliteitsbeleid, zegt Floris Mreijen, adjunct-directeur van de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB). Een proces dat volgens hem in een  stroomversnelling is gekomen door de coronacrisis.

Niet alleen de Nederlandse banken hebben in toenemende mate aandacht voor vitaliteit en flexibiliteit van hun medewerkers, ook de NVB zelf is al een tijdje actief op dat gebied. Zo is in 2017 een vitaliteitsverlof in de cao opgenomen. Mensen die minimaal zeven jaar in dienst zijn bij de NVB, kunnen eens in de zeven jaar twee maanden aaneengesloten verlof opnemen. In de eerste maand van het verlof ontvangen ze 70 procent van hun maandsalaris en in de tweede maand 40 procent. 

“Omdat je er twee maanden uit bent, helpt dat verlof je om echt even los te komen van het werk”, zegt Mreijen. “Mensen komen letterlijk vitaler terug. Het geeft je de mogelijkheid om na te denken over je baan en je doelen. Wil je je ontwikkelen binnen deze baan of misschien wel daarbuiten? Het is een soort resetmoment voor mensen die langere tijd bij dezelfde werkgever zitten.” Zeker tien medewerkers hebben van de regeling gebruikgemaakt. 

Met zit-stabureaus en bureaufietsen was er op kantoor in Amsterdam ook al aandacht voor een goede fysieke werkomgeving, maar toen de 55 medewerkers van de NVB vorig jaar ineens de omslag naar thuiswerken moesten maken, werd dat onderwerp nog belangrijker. Mreijen: “Lang niet iedereen heeft thuis een goede werkplek of zit op de juiste manier achter zijn bureau, als ze al een bureau hebben. Onze medewerkers konden spullen van kantoor meenemen en we hebben gezorgd dat er arbo-advies paraat stond. Online, maar er kon ook iemand langskomen om je werkplek te controleren en advies te geven. Rond de zomer is er een declaratieregeling gekomen om mensen te stimuleren goede spullen te kopen, dus liever een zit-stabureau dan een gewoon bureau.”

Vitaliteitsbijdrage
In januari van dit jaar introduceerde de NVB een vaste financiële regeling, die in ieder geval blijft bestaan zolang het thuiswerken gewenst is. Deze maandelijkse tegemoetkoming bestaat uit een thuiswerkbijdrage voor onder meer koffie, verwarming en internet en een vitaliteitsbijdrage van 25 euro. “We verplichten onze medewerkers tot niets, maar hopen ze met de vitaliteitsbijdrage wel te stimuleren te gaan sporten en het te gebruiken voor een sportabonnement of sportkleding.” Mogelijk wordt de financiële regeling anders ingericht als mensen ook weer op kantoor kunnen werken.

Met de nadruk op ‘ook’, want bij de NVB gaan ze niet meer terug naar hoe het was, stelt Mreijen. “Het is heel gek, maar als ik nu op kantoor kom, kan ik me al niet meer voorstellen dat we daar van maandagochtend tot vrijdagmiddag met zijn allen zaten.  We zijn nu al met de Ondernemingsraad in gesprek over hoe we het straks gaan doen. Er is nog niets vastgesteld, maar ik kan me voorstellen dat het ongeveer 50/50 wordt. Waarbij je naar kantoor komt voor directe samenwerking en bepaalde meetings en je het andere werk vanuit huis of elders doet. Dat kan ook een flexkantoor zijn in de buurt waar onze medewerkers wonen. We hebben al een flexkantoor in Den Haag.“

Thermometer
Voorlopig is thuiswerken nog wel even de norm en wordt extra goed in de gaten gehouden hoe het met iedereen gaat, stelt Mreijen. Elke paar maanden ontvangen de NVB-medewerkers een enquête met een aantal steeds weer terugkerende vragen. Heb je genoeg contact met collega’s? Voel je je nog voldoende verbonden met de organisatie? Heb je het gevoel dat je weet wat er speelt, los van je eigen werk? Hoe zit het met je gezondheid? 

“Uit de laatste resultaten blijkt dat de betrokkenheid bij de organisatie het afgelopen jaar is gegroeid, omdat we een aantal dingen hebben gedaan om mensen meer te betrekken. Tegelijkertijd zie je ook dat er wat meer gezondheidsklachten zijn. Dan ga je kijken of dat aan de thuiswerksituatie ligt of dat het gewoon komt doordat het tussen oktober en januari donker, koud en guur buiten is en mensen zich doorgaans wat minder prettig voelen. De enquête is eigenlijk een soort thermometer voor de organisatie en biedt ons aanknopingspunten waarmee we aan de slag kunnen om het thuiswerken zo aangenaam mogelijk te maken.”

Volgens Mreijen nodigt de enquête de medewerkers ook uit om zelf het gesprek aan te gaan en ideeën uit te wisselen. “Een paar collega’s kwamen met het voorstel om een wandelapp aan te maken en laatst bedacht iemand een planking-challenge. Op kantoor was het nooit gebeurd dat we bij de weekopening met zijn allen op de grond lagen te planken”, lacht Mreijen. “Het helpt wel dat je nu in je eigen omgeving bent en naar eigen keuze wel of niet met dat soort dingen mee kunt doen.”

Gekke opdrachten
Samen met de HR-manager bedenkt Mreijen zelf ook “kleine interventies” om het thuiswerken zo aangenaam mogelijk te maken en de verbinding met elkaar te houden. “In het begin van de crisis hebben we iedereen een plantje gestuurd om op het bureau te zetten. Het leuke was dat je dat plantje op allerlei schermen terug zag komen. Dat schept toch weer een band. In het najaar hebben we iedereen als verrassing een pakket gestuurd met duurzame producten. Daar kwamen leuke reacties op via de chatkanalen die we gebruiken. Het wordt gewaardeerd.”

Met kerst organiseerde de NVB een borrel, waarbij de medewerkers elkaar online als avatar konden ontmoeten. Daarnaast speelden ze samen met een ander bedrijf het online spel Crazy 44. “Per team moest je elke ronde een aantal gekke opdrachten uitvoeren. Trek een kledingstuk aan dat je nooit naar je werk aan zou doen of pel een banaan met je voeten terwijl je je sokken nog aan hebt. Sommigen filmden dat en zetten het in een app. Dat leverde dan weer extra punten op. Natuurlijk is niemand verplicht om mee te doen aan dit soort activiteiten, maar er was veel animo voor.”  

Wat Mreijen zelf het leukste vond, was een online clinic met iemand die in het Nederlandse rolstoelbasketbalteam heeft gezeten. “Hij liet ons allerlei oefeningen zien die je zittend kunt doen om je rug sterk te maken en je spieren soepel te houden. Dat gaf veel energie achter het scherm. Daarna kregen we elke dag een YouTube-filmpje met een specifieke oefening van 30 seconden. Zelf doe ik nog dagelijks een aantal van die oefeningen tussen het werken door.”   

NVB-receptenboek
Waar ook enthousiast op werd gereageerd, waren de thuiswerkfilmpjes van collega’s voor de rubriek ‘Achter de voordeur’. “Bij de een zie je de kinderen rondrennen, de ander stapt tussendoor op zijn racefiets, weer een ander laat zijn werkplek zien. Het is heel divers en brengt anderen misschien weer op ideeën. In een paar maanden tijd hebben we zo’n vijftien filmpjes op intranet geplaatst.”  

Als laatste wil Mreijen ook nog even de receptenestafette noemen. Daarbij presenteert een collega elke week zijn of haar favoriete recept. Dat wordt dan mooi opgemaakt door de communicatie-afdeling en op intranet gezet. “Uiteindelijk moet dat leiden tot een NVB-receptenboek.” 

Mreijen wijst erop dat je in deze periode vooral ook een beetje lol moet maken met elkaar. “En zorg ervoor dat je weet wat er speelt bij de mensen. Dat is altijd al van belang geweest, maar nu je elkaar minder ziet moet je extra tijd vrijmaken voor het sociale component. Het is belangrijk om te weten hoe het met iemand gaat, maar het is nog veel belangrijker om te weten hoe het écht met iemand gaat.”