Vitaliteit met een knipoog: het werkt veel beter als je dingen luchtig houdt

Minder controle en meer eigen verantwoordelijkheid voor medewerkers bij de uitvoering van hun taak. Dat was één van de dingen die Florien de Nijs wilde bereiken bij softwarebedrijf Exact, toen ze daar zo’n anderhalf jaar geleden aantrad als HR-directeur. Ze wist toen nog niet dat iedereen een paar maanden later het hoofdkantoor in Delft moest verlaten en dat het ‘loslaten’ noodgedwongen in een versneld tempo terechtkwam. 

Dat betekent niet dat de medewerkers van Exact (wereldwijd 1850, waarvan zo’n 1500 in Nederland) nu aan hun lot worden overgelaten. Integendeel, er wordt van alles bedacht en georganiseerd om ze op een plezierige en gezonde manier te laten functioneren. “Niet met een groots vitaliteitsprogramma”, stelt De Nijs. “Maar door vragen te stellen en te luisteren naar wat mensen nodig hebben.”

Voor corona was Exact ook al actief op het gebied van vitaliteit, vertelt De Nijs. “Er is een fitnessgelegenheid in het gebouw en er werden regelmatig gezamenlijke activiteiten georganiseerd. Maar door corona ziet iedereen nu nog meer het belang in van gezond zijn en in balans. Het is een verandering die verandering afdwingt.”

Virtueel kopje koffie
Net als veel andere bedrijven moest Exact vorig jaar maart opeens heel snel schakelen om het thuiswerken mogelijk te maken. Bureaustoelen en keyboards gingen mee naar huis, draadloze headsets en grotere schermen werden aangeschaft. “Dat was eigenlijk binnen een week geregeld”, vertelt De Nijs. 

“Maar daarna moesten we ervoor zorgen dat onze mensen zich ook goed voelden bij het thuiswerken.” De eigen fitnesstrainer werd naar de mensen thuis gestuurd om sessies op video op te nemen en er werd heel snel een site online gezet, waarop de collega’s virtueel een kopje koffie met elkaar konden drinken. 

De managers van de verschillende afdelingen kregen trainingen om met de nieuwe situatie om te gaan en moesten heel snel overstappen op een andere manier van leidinggeven. De Nijs: “Voorheen waren onze managers veel sturender, nu zetten ze zichzelf meer op de achtergrond om de ander te helpen. Het mooie is dat je nu al ziet dat het werkt. Ze hoeven er niet bovenop te zitten om medewerkers te controleren, want die doen gewoon hun werk en het bedrijf draait gewoon door. Ik denk niet dat we daar zonder corona al zo ver in waren geweest.”

‘It’s okay to say no’
Volgens De Nijs is uit polls en uitgebreide surveys gebleken dat vooral jongere helpdeskmedewerkers bij Exact het mentaal zwaar hebben in deze thuiswerkperiode. “Zij zitten vaak alleen op hun studentenkamer en lopen de hele dag met die headset op. Ik kan hem na een uur afzetten en even wat anders doen, maar zij moeten blijven focussen en klanten helpen. Ze zien ook nauwelijks vrienden en kunnen niet uit.” 

Medewerkers die dat nodig hebben, kunnen via Exact terecht bij Open Up, een hulplijn met professionele psychologen en coaches die 24 uur per dag beschikbaar is. “Zo’n vijftig mensen hebben daar tot dusver gebruik van gemaakt. We weten vanuit privacy oogpunt niet wie, maar weten wel dat de voornaamste reden om contact te zoeken eenzaamheid is.” 

Tegenover deze ‘eenzame groep’ staan de collega’s met de drukke gezinslevens, die vaak het gevoel hebben dat ze altijd bereikbaar moeten zijn. De Nijs: “We zijn er heel erg mee bezig geweest om te laten weten dat je best mag zeggen dat je niet beschikbaar bent voor een afspraak. It’s okay to say no. En dat je moet kunnen zijn wie je wil zijn, zeker nu we wel heel erg bij elkaar in de huiskamer komen. Laat je kinderen maar door het beeld lopen of je haren ongekamd zijn.”

Te simpel voor woorden
De Nijs houdt ervan om activiteiten met een knipoog te organiseren. In de fase na de eerste lockdown, toen mensen weer naar kantoor mochten voor afspraken, liet ze Carla the Coronacow door het pand lopen. “Het idee was: hoe zorgen we dat mensen afstand houden zonder dat ik ze daar als een soort van hr-politie steeds op moet wijzen. We besloten het ludiek aan te pakken door een student in een koeienpak rond te laten lopen. Als mensen afstand hielden, kregen ze een koetjesreep met daarop de tekst: ‘Stay healthy, Stay safe, Top bezig’. En als ze te dicht bij elkaar kwamen, kregen ze een kaartje met: ‘Boe, please be aware’. Het was echt te simpel voor woorden, maar ik denk wel dat het veel beter werkt als je dingen positief en luchtig houdt.” 

Eerder al werd de parkeerplaats naast het Exact-gebouw omgetoverd tot een strand, inclusief terrasjes, waar de collega’s coronaproof een jubileum van iemand konden vieren of gewoon konden afspreken. “Niet heel ingewikkeld”, zegt De Nijs. “Je stort een kar met zand en zet een paar palmbomen en zitjes neer. Een cateraar om drankjes en lunches te verzorgen, hadden we al.” 

Ook heel geslaagd was de Every Body Moves week in december. “Een hele week in het kader van jou en jouw balans als medewerker. Met sprekers, mindfulness-sessies, een quiz en aan het einde van de week een gezonde borrel om te bespreken wat deze week ons had gebracht en wat we eruit gehaald hadden. Mensen bleven urenlang luisteren naar de sprekers en ook voor de andere activiteiten was veel animo. Dat was een goed teken.”

Poppenkast en TikTok
Een ander initiatief dat in de smaak viel was Kidsweek. “Een soort bedankje aan de kinderen van onze medewerkers dat we hun ouders zo veel mogen lenen”, aldus De Nijs. “Voor de kleintjes was er poppenkast, helemaal gericht op Exact. We hadden workshops vloggen en TikTok-dansjes. De wat stoerdere kids konden Fortnite spelen en er was een collega die voorlas. Alle kinderen kregen een klein cadeautje thuisgestuurd met een bedankbriefje erbij. De reacties waren heel positief. Collega’s zetten foto’s op sociale media van hun kinderen die poppenkast keken of aan het dansen waren. We hadden net een bedrijf overgenomen van 250 medewerkers en die waren ook erg enthousiast.”

De Nijs krijgt sowieso veel feedback op de dingen die ze organiseert, zegt ze. “We werken nu op afstand, maar de afstand is kleiner, laagdrempeliger om even een berichtje te sturen. Ik krijg mailtjes van: ‘Florien, wat je nu weer hebt bedacht, slaat nergens op. Kun je dat niet anders doen?’, maar ook veel bedankjes. De input is veel groter en wat we over het algemeen terugkrijgen, is dat mensen het gevoel hebben dat Exact om ze geeft en voor ze zorgt. Dat is ook precies wat we willen.”   

De HR-directeur heeft het volgende project alweer in de steigers staan. Op de parkeerplaats waar eerder het strand was, moet een sportveld komen met een sportbar. “Ook heel makkelijk. We bestellen wat rubberen tegels, zetten een bak met gewichten neer en vragen onze eigen fitnesstrainer voor de begeleiding. Het heeft ook een beetje te maken met perspectief bieden. Daarom hoop ik dat het sportveld er snel is en dat we onze collega’s alvast filmpjes van de making-of kunnen laten zien.”

Volgens De Nijs is het allemaal een kwestie van gewoon doen. “Je kunt dingen heel groots opzetten, maar dan heb je allerlei kosten en moet je bij allemaal mensen langs. Waarom zou je wachten? Bedenk een creatieve manier om het toch gedaan te krijgen. En het hoeft helemaal niet veel geld te kosten of fancy te zijn. Daarbij is het effect vaak veel groter dan de investering.”

Benieuwd hoe jouw bedrijf scoort op vitaliteit en wat de behoeftes zijn van je medewerkers op dit gebied? Doe dan de scan en kijk wat jij kunt doen voor een vitaal bedrijf.