CIOS: Scan als grote inspiratiebron voor dialoog, beleid en interventies

Ontspanning en energiemanagement. Daar bleek na de scan voor medewerkers van Vitaal Bedrijf de meeste behoefte aan te zijn bij CIOS Haarlem Hoofddorp. “Niet zo vreemd”, stelt vitaliteitsaanjager Robert van Herk, “want we zijn behoorlijk ambitieus en dit veelzijdige, ontwikkelingsgerichte beroep geeft per definitie al de nodige druk.” Inmiddels is ook al een vervolgscan onder de medewerkers uitgezet en die leverde meteen alweer nieuwe inzichten op. 

Bijna zestig van de honderd medewerkers van de mbo-opleiding (onderdeel van het ROC Nova College) deden vorig jaar de gratis scan voor medewerkers. Onder hen administratief medewerkers en managers, maar voornamelijk docenten. “Velen gaven aan dat ze aan het einde van de dag niet meer zoveel energie over hadden en daardoor niet meer aan hun eigen sport en sociale activiteiten toekwamen. Er was gedurende de dag heel weinig ruimte voor docenten om even te ontkoppelen”, aldus Van Herk, die zelf docent fitness is en daarnaast de ruimte kreeg een vitaliteitsprogramma uit te werken. 

Momenten om te ontstressen

“Een beetje stress is niet erg. Dat omarmen we, want zonder stress is nog nooit iets goeds bereikt”, vervolgt hij. “Maar we waren ons daar niet altijd voldoende van bewust. We wilden toe naar een cultuur waarin het gewoon is om momenten in te bouwen om even afstand te nemen en weer op te laden. Bijvoorbeeld door een wandeling te maken met collega’s of je even tien minuten af te zonder om te mediteren. Het is maar net wat er bij iemand past.” Om dat te stimuleren organiseerde Van Herk onder meer de zogeheten challenge Dozent, gericht op ontspanningsmomenten tijdens het werk. “Met dagelijkse opdrachten probeerden we de collega’s bewust meer tijd te laten maken voor ontspanning. Een stukje inspiratie, maar ook twee weken lang experimenteren met nieuwe gewoontes in de hoop dat er iets blijft hangen.”  

Volgens Van Herk een goede manier om de collega’s te motiveren, zonder dat het veel geld hoeft te kosten. “Want wij hebben geen groot budget om een uitgebreid vitaliteitsprogramma te bieden met fitnessabonnementen, massages, fysiotherapie, voedingsbegeleiding of één op één coaching. En ook geen heel team om dat te ondersteunen. Dus dan moet je kijken wat wel kan en dan blijk je eigenlijk heel veel in huis te hebben. Wat wij bijvoorbeeld doen, is de collega’s deel laten nemen aan studentenprogramma’s, zoals obstacleruns, yogalessen of surflessen. We hebben het geluk dat we gebruik kunnen maken van ons eigen onderwijs.” 

Ook het feit dat het management de noodzaak inziet van een vitale werkcultuur, is volgens Van Herk een groot pluspunt. ”We dragen met zijn allen uit naar onze medewerkers: je mag niet alleen zorgen voor je eigen vitaliteit, maar we vragen dat ook van je. We willen dat je je werk en je studenten af en toe even op de tweede plaats zet, zodat we mensen voor de klas hebben staan die er zin in hebben en opgeladen zijn. Mensen leggen zich vaak zelf restricties op. Ze denken bijvoorbeeld dat ze onder werktijd niet mogen relaxen of bewegen, maar dat hoort ook bij het behouden van een vitale balans. Het helpt om er bij bijeenkomsten opleidingsmanagers of de directeur bij te halen om dit soort dingen te beamen. Dan denken mensen toch: als zij het ondersteunen zal het wel echt zo zijn. Leidinggevenden blijken namelijk een belangrijke rol te spelen in de energie en veerkracht van medewerkers.”  

Aanmoedigen en faciliteren

Het vitaliteitsprogramma is inmiddels gemeengoed geworden bij CIOS Haarlem Hoofddorp, stelt Van Herk. Maar hij wijst er ook op dat vitaliteit heel persoonlijk is: “Iedereen bepaalt voor zichzelf waar hij behoefte aan heeft en wat hij wil doen. Wij kunnen wel aanmoedigen en faciliteren, maar zullen nooit iemand dwingen. Er zijn altijd mensen die niet willen meedoen aan bepaalde activiteiten. Dat mag ook, maar we hopen dat er altijd wel iets is wat ze wel willen, wat bij hen past. Dat kunnen soms heel praktische dingen zijn als ‘op maandag willen we thuiswerken’ of ‘op dinsdag willen we een koffiemoment met alle medewerkers. Het is belangrijk dat je daar aandacht aan besteedt, want dan voelt iedereen zich gehoord. Je kunt wel van alles vastleggen over wat we allemaal voor activiteiten gaan doen, maar het gaat er vooral om dat je de positieve dialoog met elkaar blijft voeren.”

“Aan de andere kant zijn er ook gezamenlijke dingen die je kunt organiseren, zoals teamsessies combineren met vitale momenten. We hadden onlangs een teamdag over burn-out en bevlogenheid. Na het eerste deel zijn we een uurtje gaan zwemmen en hebben we met zijn allen geluncht. Daarna zijn we verdergegaan met het volgende inhoudelijk deel. Dus het inbouwen van yoga, wandelen of zwemmen zijn dingen die we nu meenemen in het design van onze bijeenkomsten. We gaan veel mensgerichter te werk dan voorheen. We kijken veel meer naar de wensen en grenzen van onze mensen en niet meer alleen naar wat er moet gebeuren. Dat is denk ik wel onze grootste winst.”

Verschuivingen

Van Herk noemt de scan voor medewerkers van Vitaal Bedrijf “een grote inspiratiebron voor dialoog, beleid en interventies”. “Het geeft ons mooie inzichten over waar we staan, maar ook wat belangrijke aandachts- en ontwikkelgebieden zijn. We willen die metingen graag periodiek blijven doen en aangezien we een beperkt budget hebben, is het fijn dat dat kosteloos kan.” Enkele maanden geleden heeft hij de scan voor de tweede keer uitgezet. “We zagen wel wat verschuivingen. Ontspanning was nog steeds een belangrijk thema, maar wat er nu echt uitsprong was voeding.”

Een beetje een pijnpunt, zegt Van Herk. “Op onze locatie in Hoofddorp hebben we een prima kantine, maar op onze hoofdlocatie in Haarlem moeten we het doen met een sportkantine, waar vooral veel alcohol en suiker op de bar staat en je eigenlijk niet veel meer kunt halen dan een broodje kipburger, wat repen en suikerdrankjes.” Gesprekken met de kantinebeheerder hebben wel een adviesrapport opgeleverd, maar geen blijvende resultaten en dus blijven de collega’s en studenten in Haarlem veroordeeld tot die minder gezonde kantine. Om de situatie nog enigszins te verbeteren, zijn er in de docentenruimtes koelkasten gezet om meegenomen eten vers te houden, staan er op verschillende plaatsen waterpunten en wordt er vers fruit aangeboden.” 

Het thema gezonde voeding is wel iets waar Van Herk het komende schooljaar verder mee aan de slag wil. Een mooie bijkomstigheid is dat hij daarbij hulp zal krijgen van docent voeding Simone Braams. “Het is de bedoeling dat we dan samen gas gaan geven op dat gebied, omdat we daar heel duidelijk laag op scoren.”