‘Learning bij doing, dat is de kracht van onze aanpak’

Ook bij regen blijven we bewegen’, zo luidt de slogan op de paraplu’s bij de ingang van het kantoor van het Kenniscentrum Sport & Bewegen in Utrecht. Het is bedoeld om mensen aan te sporen om ook bij slecht weer naar buiten te gaan voor een wandelingetje. Sinds de coronaperiode heeft de stichting vitaliteit opgenomen in het beleid. En genoeg bewegen, minder zitten en ontspanning op de werkvloer zijn daarin belangrijke onderdelen.

“Er werken best veel sportieve mensen bij het Kenniscentrum Sport & Bewegen”, zegt HR-manager Margot Fleuren. “Maar als je de hele dag hebt gezeten en ‘s avonds gaat sporten, wil dat nog niet zeggen dat je gezond bezig bent. Het gaat er juist om dat je door de hele dag heen beweegt. “Aan de ene kant is het best een uitdaging om die sportievelingen ook op de werkvloer in beweging te krijgen”, stelt Specialist Beweeggedrag Maureen Ros. “Aan de andere kant is het ook niet zo heel ingewikkeld. Je kunt die beweegmomenten al met kleine dingen stimuleren.”

Staand werken
De paraplu’s zijn daar een mooi voorbeeld van. “Iets anders is dat onze facilitaire man Sylvestro – hij is altijd als eerste op kantoor – elke ochtend alle werkplekken standaard in de stastand zet”, vertelt Ros. “Dat werkt supergoed, want mensen kiezen toch vaak voor de weg van de minste weerstand. De meesten komen een half uur of een uur voor een eerste overleg naar kantoor en blijven dan tot die tijd staan aan hun bureau. Dat zie je ook gebeuren tussen de overleggen door. Toen Sylvestro twee weken vakantie had en de bureaus dus ’s ochtends niet in de statstand werden gezet, viel meteen op dat mensen weer meer gingen zitten. Het is dus eigenlijk heel simpel, maar je moet het wel waarborgen.”

Fleuren voegt daaraan toe dat ze de collega’s ook proberen te stimuleren om vergaderingen wandelend te doen, zowel op kantoor als wanneer ze thuiswerken. “Wij zijn een stichting en hebben niet zoals een heleboel commerciële partijen veel geld voor een vitaliteitsbeleid, dus je moet het van de kleine initiatieven hebben. Maar al die kleine initiatieven samen, maken dat het uiteindelijk wel werkt.”

Opnemen in het beleid
Bij het Kenniscentrum Sport & Bewegen werden altijd al wel activiteiten georganiseerd ter bevordering van de vitaliteit – vaak ook op initiatief van de medewerkers zelf – maar ¬tot voor kort waren die nog niet in het beleid opgenomen. Het belang daarvan werd tijdens het verplichte thuiswerken in de coronaperiode benadrukt. “Die periode legde alles lam”, stelt Fleuren. “We misten heel erg de verbinding door het samen sporten en bewegen en voor nieuwe medewerkers was het natuurlijk helemaal lastig om aansluiting te vinden. Bovendien bleek uit een medewerkerstevredenheidsonderzoek dat we destijds hielden dat mensen zich gejaagd en gehaast voelden. Dat had invloed op hun mentale en fysieke gezondheid, dus ook daar moesten we iets mee.”

Er werd een werkgroep vitaliteit geformeerd en om meer inzicht te krijgen in de behoeftes van de collega’s werd de scan voor medewerkers van Vitaal Bedrijf uitgezet. “Toen is het balletje echt gaan rollen. We wilden niet eerst alles helemaal uitdenken, maar gewoon beginnen”, aldus Fleuren. “We hebben wel eerst een adviesgesprek gehad met HollandFit”, voegt Maureen toe. “Het was fijn om met hen te sparren over wat je als organisatie belangrijk vindt, wat er allemaal mogelijk is en hoe je het beste kunt beginnen.”

Fleuren: “Uiteindelijk moet je het allemaal niet te ingewikkeld maken, maar gewoon beginnen. Vaak struikelen organisaties al over visie en beleid, maar als je alles parallel laat lopen, zie je ook meteen wat wel en wat niet werkt. Het hoeft geen hogere wiskunde te zijn.” Ros beaamt dat: “Er moet een visie en beleid zijn, maar tegelijkertijd kun je al wat dingen gaan proberen. Begin ergens, ook als is het klein, evalueer en bouw voort. Ik denk dat dat de kracht is geweest van onze aanpak: learning bij doing.”

Maandelijkse activiteiten
Dat ‘gewoon beginnen’ deden ze in coronatijd door elke week gezamenlijk een half uurtje online te bewegen, met een warming-up, wat oefeningen en aan het einde rekken en strekken. “Het meer bewegen tijdens het thuiswerken was namelijk iets wat we heel laagdrempelig voor alle medewerkers konden inrichten en dat zorgde ook meteen voor meer verbinding”, stelt Ros. “We begonnen met een grote groep, maar toen dat na een tijdje afzakte, zijn we gaan evalueren. Veel collega’s vonden een half uur per week vrijmaken in de agenda toch iets te veel, want ze zaten ook met werk dat af moest of met kinderen die opgehaald moesten worden. Eén keer in de maand iets gezamenlijks organiseren, bleek beter te werken.”

Toen iedereen weer naar kantoor mocht, werden die maandelijkse activiteiten informeel voortgezet. Daarbij gebruikmakend van de expertise van de sportieve collega’s. Ros: “Zo hebben we iemand gevraagd voor een workshop taekwando en een ander voor een workshop hardlopen. In het begin gingen dit soort dingen vooral uit van de projectgroep vitaliteit, maar nu komen de medewerkers zelf ook met initiatieven. Daarnaast zitten collega’s die het leuk vinden om met elkaar te sporten in een WhatsApp-groep. Daarin komen verschillende activiteiten langs, zoals hardlopen, zwemmen of padellen.” Fleuren: “We hebben in het beleid opgenomen dat medewerkers één uur in de week onder werktijd kunnen besteden aan sport, bewegen of ontspanning.”

Naast het samen sporten zijn er het afgelopen jaar meerdere inspiratiesessies gehouden, waarin externen iets vertelden over vitaliteit op hun vakgebied, zoals een sportpsycholoog en de directeur van gezondheidsorganisatie Pim Mulier. “Iedereen die op kantoor is, haakt hierbij aan en collega’s die op dat moment thuiswerken, kunnen de sessies digitaal volgen”, zegt Ros. “Dit zijn ook de uitgelezen momenten om updates te geven over het vitaliteitsbeleid.” Wat volgens haar ook goed werkte, was een workshop ergonomie. “Die ging niet alleen over het juist instellen van de werkplek, maar er zat ook een stukje uitleg in over het belang van bewegen tijdens het werk en wat het bijvoorbeeld met je doet als je voorover gebogen naar je beeldscherm zit te turen.”

Integrale aanpak werkdruk
Het volgende doel van het vitaliteitsteam is het uitrollen van een integrale aanpak voor werkdruk, omdat uit de scan voor medewerkers is gebleken dat dat ook nog een issue is. Inmiddels is daarover al een bijeenkomst gehouden, waarin de collega’s onder meer konden aangeven wat zou helpen om die werkdruk te verlagen. “Als je het allemaal zo opsomt, doen we al met al best veel”, lacht Fleuren. “Maar we moeten ook oppassen dat het geen overkill wordt van activiteiten en onderwerpen waar we aandacht aan besteden. We bekijken heel zorgvuldig met elkaar wat we op welk moment met onze medewerkers communiceren en willen doen.”

—————–

Het Kenniscentrum Sport & Bewegen kreeg het Vignet Vitaal Bedrijf toegekend, ons vitaliteitskeurmerk voor mkb-bedrijven. Hiermee ziet iedereen in een oogopslag dat vitaliteit een belangrijk thema voor jullie is: je klanten, relaties en (toekomstige) werknemers. Hier vind je meer informatie.